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《政府招標文件教學》從基礎到進階,16個你應該知道的招標公告知識

下載完招標文件,準備好好研究一下標案內容,卻發現下載的招標文件有好幾個陌生專有名詞檔案,根本不知從何著手?這篇文章針對政府標案新手,提供詳細招標文件教學,從政府招標文件名詞解釋到文件目的,讓你快速掌握重點招標文件,順利投標。

這一篇將要教您:
👉 知道招標文件的目的
👉 掌握重點招標文件

延伸閱讀:更正公告、同案號第2次公告、換案名重新公告,就像考題變更、補考及重修?

#採購法第14條

契約文件優先順序

1、契約與投標須知最優先,如果文件內容相互衝突,投標須知與契約條款,優於招標文件內的其他文件。

2、新的比舊的優先,如同一份文件有新舊不同版本,以新的文件為優先(感覺有點廢話)

  • 工程契約文件效力的優先順序:契約條款、投標須知及招標公告、開標決標紀錄、權責分工表、圖說、特定條款、補充說明、工程施工規範、詳細價目表。
  • 勞務、財物類契約文件效力的優先順序:契約條款、開標決標紀錄、招標公告及投標須知、特定條款、徵求服務建議書(即需求說明)。

契約

契約是最優先的文件,若契約與其他招標文件內容相互衝突,會以契約為準。可能的名稱有:勞務採購契約、契約、採購契約、契約主文。

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投標須知

為什麼會有投標須知?因為政府採購在招標、投標、決標、履約、驗收等都受到政府採購法的規範,所以必須要用投標須知定義採購標的性質、採購級距、招標方式、押標金、履約保證金、保固保證金等,讓機關及廠商在執行時,能夠清楚對應相關法規

投標須知的定義會牽涉到採購法的適用法規。例如151萬的案子在投標須知內,規範為「150多萬之標案(公告金額以上未達查核金額)之採購」,即使該案議價後變成149萬元,適用的法規仍舊是「公告金額以上未達查核金額之採購」,不會變更為「15~150萬 (逾公告金額十分之一未達公告金額)之採購」。

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徵求服務建議書

如果服務建議書白話來講叫企劃書(Proposal),那麼徵求服務建議書就是政府對於企劃書內容的要求事項(Request for Proposal)。徵求服務建議書有很多不同的名稱,例如補充投標須知、投標須知補充說明、契約補充說明、需求規範書、需求說明、服務建議書徵求說明、服務需求書、投標須知補充規定、招標規範、工作需求說明書、服務建議書徵求說明、契約補充說明,洋名RFP(Request for Proposal, RFP)。也有單位把這份文件整合在評選須知內。

為什麼要有服務建議書?因為需要有評選的政府採購案,機關需要了解各家廠商執行的差異性,因此會要求投標廠商提供服務建議書。至於各機關想要執行的事項、招標的理念,就用「徵求服務建議書」這樣的文件來說明,白話來講就是對提案書的要求 (Request for Proposal)。徵求服務建議書是採購招標案的精髓,也就是工作事項。每一行、每一個字,都務必仔細閱讀

有些服務建議書裡埋藏著地雷,要投標的話請自行評估風險。延伸閱讀:怎麼看出這是一份地雷政府標案

投標廠商聲明書

為什麼要有投標廠商聲明書?因為機關懶得自己查證,所以叫廠商自己講;萬一廠商亂講話,就是廠商違法亂紀,可以把廠商抓起來關。投標廠商聲明書是請廠商針對法規逐一檢視,如果廠商不符合投標廠商聲明書的規定,就不用來投標了;即使來投標也會在資格審查的時候被剔除。

所以有些網站總是建議說「反正第1項到第8項全都勾『否』」,但奉勸各位投標廠商還是要逐項檢核。若第1項到第8項有應該勾「是」的地方,就別去投標了。以免得標之後被發現,除了要被記採購法101條停權外,還有可能犯上「使公務員登載不實」的刑事罪,會處3年以下有期徒刑、拘役或1萬5,000元以下罰金。

有的投標廠商聲明書還會附上「公職人員及關係人身分關係揭露表」。至於機關負責人的親戚是機關的人員能否投標?
請參考這一篇:公司老闆(負責人)的哥哥是機關副首長,公司可以投標嗎

投標廠商聲明書

投標廠商評選須知

為什麼要有投標廠商評選須知:既然是以評分決定廠商優先順序,機關就必須在評選須知內先講清楚評選項目、評選子項、配分,以及評分方式是用序位法、總評分法、評分單價法的哪一種

為什麼現在流行序位法?這是為了避免單一委員對標案評分的影響大於其他委員。因此現在的招標案件,大多採行序位法(不懂為什麼政府機關不直接廢除總評分法啊)。

採用序位法排序,就像會考、指考的級距。當少數評選委員與其他評委之間的看法不同,且以懸殊的評分拉高喜歡的廠商分數、嚴重低評不喜歡的廠商時,序位法可以消弭因個別委員打分數range差異過大,所造成的分數影響。

例如下面2張表中,如果照《序位法評分》,那麼大部份委員都評定乙廠商為第一名,則由乙廠商順理成章得標。

可是如果照《總評分法評分》,儘管只有A委員不認同乙廠商,但他將乙廠商分數壓得太低(=將甲廠商拉太高),於是A委員的評分結果將完全掩蓋掉其它委員的評分內容,最終由甲廠商得標,造成評審內函與最終結果的偏差。

序位法評分

 

甲廠商

乙廠商

A委員

1

2

B委員

2

1

C委員

2

1

D委員

2

1

E委員

2

1

序位和

9

6

總評分法評分

 

甲廠商

乙廠商

A委員

89

81

B委員

81

82

C委員

81

82

D委員

81

82

E委員

81

82

總評分

413

409

延伸閱讀:資訊服務評選項目範例(1111213核定)

標單

為什麼要有標單?標單是該標案的報價總金額,對於公開招標最低價決標之類的標案來說,這份文件就是一翻兩瞪眼的投標文件——通常價低者得標。萬一價格太低,低於底價80%的時候,機關會請廠商說明理由。這時候只要跟機關說「公司經營有固定開銷,只要能有收入、即使這收入看起來不符成本,但可以讓公司少虧點錢」,這個理由就夠了。當然也有可能廠商報價太離譜是刻意來亂的,熟悉真實價格的機關仍是有審查與否決權的。

標單白話來說就是標案報價,又名:經費總標單、投標標價單。

有服務建議書的案子,就可以不用標單。有評選的勞務採購案,廠商報價價格之完整性及合理性至少占評分的20%,所以服務建議書內一定要說明報價的內容以及總價。因此,請廠商提供服務建議書的採購案,就不應該請廠商在標單上再寫一次報價,否則萬一服務建議書的報價跟廠商標單的報價不一致,徒增困擾。(如果招標文件要求廠商投標時除了附服務建議書以外、還要附標單,表示這個機關對採購法不夠熟啊)

投標廠商要用中文大寫(零、壹、貳、參、肆、伍、陸、柒、捌、玖)填寫報價,填寫投標廠商名稱、負責人姓名、蓋大小章。價格一定要跟投標的服務建議書報價一致。

延伸閱讀:標單價格的寫法

採購標單兼切結書

招標投標及契約文件(又名三用文件)

三用文件是什麼?三用文件是招標文件、廠商投標報價、機關決標後簽訂契約的「三合一文件」,又名:招標投標及契約文件。有「三用文件」的招標案,通常就不應該有「標單」。

為什麼要有三用文件?簡單的案子,若採用三用文件,可以將招標、投標報價、決標文件簡化成一份文件。

投標廠商要填寫投標廠商名稱、地址、負責人、連絡人、聯絡人電話、統一編號、報價等資料。記得要蓋大小章、填寫日期

有服務建議書的案子,就不應該有三用文件,就像上面提到「有服務建議書的案子,就不應該有標單」,是同樣的理由。

招標投標及契約文件

招標文件一覽表

為什麼會有招標文件一覽表?因為古早時代都是紙本領標,機關承辦人列印文件時可能會漏印或錯附,所以用「招標文件一覽表」作為文件清單,紙本領標的廠商要自己點一下,文件有沒有缺漏。招標文件一覽表的作用,就是逐項列出招標機關的招標文件有哪些。如果下載的文件跟招標文件一覽表不符,請趕快向機關反映。其實這份文件該廢止了吧~ 每次領標廠商把整份文件印出來,這份文件也要花費一張紙呢。

經費詳細表

為什麼會有經費詳細表(又稱為服務費用估算表)?雖然大多的案子都是總包價法,但是機關為了了解廠商在預算的使用及分配上是否合理(或合乎預期),會請廠商提供經費詳細表。經費詳細表又名詳細表、詳細價目表、標價清單、服務費用估算表、經費分析表、經費明細表、報價單。

例如開口合約(以實作數量計算、政府可以分批次下單、做多少算多少的契約)的報價,有些廠商會把開口合約可能會增加採購的品項價格拉高,以增加獲利。以機關用開口合約採購1台噴墨印表機+5盒噴墨印表機墨水,請廠商報價為例,A廠商報價噴墨印表機1萬元、噴墨印表機墨水6,000元,總價10,000+5*6,000=40,000元,B廠商報價噴墨印表機4,000元、噴墨印表機墨水7,000元,總價4,000+5*7,000=39,000元,如果機關沒有深究報價的合理性,此時會由B廠商得標。

A廠商報價

項目

單價

數量

複價

噴墨印表機

10,000

1

10,000

噴墨印表機墨水

6,000

5

30,000

總價

40,000

B廠商報價

項目 單價 數量 複價
噴墨印表機 4,000 1 4,000
噴墨印表機墨水 7,000 5 35,000
總價 39,000

但決標之後,機關增加噴墨印表機的採購量到10盒、噴墨印表機仍為1台,則機關要付給B廠商的價金是4,000+10*7,000=74,000元,高於付給A廠商的錢(10,000+10*6,000=70,000元)。

決標之後,B廠商實際執行:

項目 單價 數量 複價
噴墨印表機 4,000 1 4,000
噴墨印表機墨水 7,000 10 70,000
總價 74,000

如果相同數量給A廠商執行:

項目 單價 數量 複價
噴墨印表機 10,000 1 10,000
噴墨印表機墨水 6,000 10 60,000
總價 70,000

當機關一開始的預估數量越不準確時,越容易發生這樣的事情。而B廠商看準「機關會增加採購數量的是墨水、不會是印表機」,因此拉高墨水報價、降低印表機報價。故廠商的報價是否合理,也是機關評選的重點之一

B廠商這種投機的標單,有個專有名詞叫做「不平衡標(Unbalanced Bidding)」,或叫做不平衡報價法。通常會有以下幾種情形:
1.將之後會增購的項目單價提高,例如噴墨印表機的墨水
2.能夠早收到錢的項目價格拉高,如開辦費、土方、基礎;漸少最後期的工程單價,例如油漆、粉刷等。

機關為了避免不平衡標的產生,有時候會在廠商得標之後,強迫廠商依照機關的比例調整各項單價。
如果廠商自覺得原來投標時編列的預算單價有道哩,並不是想要用「不平衡標」來獲取不正利益,就應該要跟機關說清楚。機關也應該要從善如流,不能強迫廠商一定要依照機關的比例修正報價。

採購案後續擴充評鑑作業要點

為什麼會有「採購案後續擴充評鑑作業要點」?很多案子都有後續擴充,但後續擴充取決於機關對於廠商的喜好度。為了要能夠公平透明的評鑑後續擴充是否仍由原廠商執行,有些機關會訂定後續擴充的評鑑作業要點,並放在招標文件中。

會具備這份文件的機關,通常是想得比較遠、做事比較細緻的機關。這份文件通常沒有特別需要注意的地方,沒空看的話可以跳過去

外標封封面

為什麼會有外標封封面?因為標案要等到開標的時候才能剪開信封(標封),但機關又得要知道「這信封裡面裝的是XX案的投標文件」、「投標廠商名稱」、「投標廠商聯絡方式」,所以很好心的做了外標封。

投標廠商可以把外標封列印出來,貼在信封上,信封內裝入投標文件。記得要密封裝好,不能讓機關或其他人看到裡面的文件。曾聽說有廠商耍酷用透明封套,結果在資格標就被OUT了~

機關要先知道廠商的名稱,是為了查詢廠商是不是101條款禁止投標的黑名單。所以廠商名稱請務必寫全名,不要寫簡寫,也不要耍帥寫英文。

記得要在截標前「送達」機關指定的收件地址。若用郵局、快遞等方式寄送,但途中出了差錯而無法在期限內送達,機關也是不會收件的。

就算沒有用機關提供的外標封也不會死,只要外標封有清楚寫明投標廠商名稱、地址及標的名稱或採購案號…等資訊,也是可以的;但若未寫這些資訊,是會被判定為「無效標」的。機關不可以因為「投標廠商沒有用機關指定的外標封格式(字體大小、行距、排版…)」而認定投標廠商資格標不符合。所以想省下列印外標封的紙張、避免牛皮紙袋信封上面貼一張白色的A4紙太醜,廠商可以把外標封的資訊「謄寫」在投標文件信封上。

廠商證件審查表

為什麼會有廠商證件審查表?因為投標須知、廠商聲明書等招標文件都有要求廠商提供不同的資料,廠商很容易看漏了,所以乾脆做一張證件審查表,讓廠商可以依照證件審查表準備招標文件。機關在開標的時候,也可以依照證件審查表逐一審查。

證件審查表應檢附的文件,萬一有的沒附上,也不見得會死被判為資格標不符。例如「電子領標之電子繳交憑據」,如果投標的時候沒有附在投標文件內,機關在開標現場請廠商說明後,廠商於現場提出電子領標憑據,還是可以被認定為有效標的。但證件審查表應檢附的文件,大部分都是沒附就會死的就會被判定為資格不符的,所以千萬最好每份文件都要附,該要蓋大小章的也別忘了蓋。

投標廠商的證明文件審查表格

委託代理授權書

為什麼會有委託代理授權書?通常公司負責人不見得能出席機關的開標、決標程序,因此會授權公司員工代理出席。代理出席的員工,就必須出具「委託代理授權書」,又名:授權書、出席代表授權書、廠商授權書。

委託代理授權書不需要附在投標文件內,只要在現場出示即可。

授權範圍包含:與開標或提出說明、減價、比減價格、協商、更改原報內容或重新報價及相關事宜。有些機關的授權書授權事項寫成「投標、開標及決標過程之所有事宜」,則是比較不精準的寫法(因為投標本來就不需要負責人出面啊!派個小弟去送標案、準時送到即可)。

04 附錄八 授權書 page 0001

電子領標補充規定

為什麼要有電子領標補充規定?早年從紙本領標轉換為電子領標時,因為很多廠商對於系統使用不嫻熟,故有此文件,又名電子領標作業說明。

有些機關的電子領標作業說明會規範:「廠商自本系統下載招標文件電子檔後,不得任意重製、轉載或篡改。但經本機關同意者,不在此限」,意思是若下載的招標文件電子檔如果要copy給同事、甚至line 到自己手機,都需要經過機關同意。這段可說是誤用了著作權的規範。若你下載的招標文件有此句話,建議打電話跟機關問清楚,甚至建議機關應該要請公共工程委員會修改電子採購作業辦法第8條刪除「不得任意重製」的字句。況且,在投標階段,廠商的身分是保密的,機關應該不能探知有意投標的廠商真實身分才對。
再者,依著作權法第9條之規定,招標文件若為公務員職務上製作或處理公務之文書,即屬於該條第1項第1款第2項所稱「公文」,而不得為著作權之標的,任何人皆得自由利用,不會有侵害著作權的問題。
本項因為牽涉到電子採購作業辦法第8條,我們早些時日已經向公共工程委員會提出建言,臺北市政府在2022年4月11日也表示將請公共工程委員會函示;若有回應會再更新文章。

2022年7月25日行政院公共工程委員會回文了:

作業辦法第8條「不得『任意』重製」之立法原意,係機關 提供電子招標文件,作為廠商下載參與個案採購投標使用,為避免廠商誤以為毋須領標,僅透過重製取得電子招標文件後即行投標,有影響機關審標與採購效率及秩序之虞。廠商自電子採購網下載電子招標文件並傳送廠商內部人員,作為該廠商評估是否投標及備標,並未供他廠商投標使用,符合機關提供電子招標文件目的,並非屬「任意」之行為,爰非涉及作業辦法之「任意」重製,爰無須招標機關同意。

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切結書

為什麼要有切結書?因為機關擔心在日後發生爭議的時候,廠商會以不知情為由開脫。其實不知情也是不能開脫的啦!否則大家就以「不懂法律、不知者無罪」都去犯法了。又名:投標廠商切結書,除了民事、刑事、行政責任切結書外,還有勞工權益保障切結書。

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勞工權益保障切結書

廠商誠信治理承諾書

.為什麼要有廠商誠信治理承諾書?為促進公平、透明採購環境,降低交易及利益衝突風險,強化與採購供應商之間誠信合作模式,台北市決議將「廠商誠信治理承諾書」(下稱誠信承諾書)納入採購規範,這是台北市獨有的文件。基本上是畫蛇添足、增加廠商麻煩的文件。
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