政府採購標案教學,15項投標文件第一次就上手

終於下定決心要投標,卻發現要準備的資料有納稅證明、公司登記證明、無退票證明…這些資料到底是什麼、要去哪裡申請?投標廠商聲明書又是什麼?如果投標文件不齊全、資料填寫不正確,導致資格標不過,就等於整份投標文件都作廢了。報價再怎麼低、服務建議書(企劃書)寫得再怎麼好也沒有用——因為根本不會有人打開標單或服務建議書來看!這一篇文章是教您如何正確準備投標文件的教學,讓您在資格審查安全過關的密技!!

延伸閱讀

5分鐘學會標案領標,電子政府採購網領標教學
從基礎到進階,16個你應該知道的招標文件知識
哇,原來投標文件還可以申請領回呀!(新北市政府投標文件領回申請書)

與程序有關的投標文件

領標電子憑據書面明細

為什麼要有領標電子憑據書面明細?因為早期開始推動電子領標時,政府機關擔心領標的廠商會自己寫一份招標文件以假亂真(若真的有這種天才廠商,那廠商的承辦人應該可以直接去當採購法講師了),所以依照電子採購作業辦法,要求廠商辦理電子採購時,應該要申請憑證。

投標文件忘了附領標電子憑據書面明細,怎麼辦?領標電子憑據書面明細忘了附也不會死,不會直接被判定為資格標不符合,但記得現場要提出說明

電子領標憑證只是證明「相關文件真的是從電子採購網下載的」,不會備註廠商的名稱。所以A廠商拿著B廠商的電子領標憑證,機關通常不會發現。

不過如果A、B、C廠商都拿一模一樣的電子領標憑證,就有「圍標」的嫌疑了。千萬不可這麼做。

萬一忘了下載憑證,趕快看看這篇文章,補救一下:

延伸閱讀:5分鐘學會標案領標,電子政府採購網領標教學
天哪,投標文件送錯了,我可以棄標或拜託機關不要決標給我們嗎?

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領標憑據文件

押標金繳納憑據

為什麼要有押標金繳納憑據?因為怕你沒繳押標金啊!忘了附押標金繳納憑據,怎麼辦?押標金繳納憑據忘了附也不會死,開標主持人會先問廠商到底有沒有繳?如果有,機關要幫忙查明廠商到底有沒有繳。如果有繳押標金,就算過關了。但千萬不要仗恃著「反正有繳押標金了,就不用附押標金繳納憑證,讓公務員自己去查就好」的心態,讓公務員自己去查。畢竟「知道貴公司有沒有繳納押標金的人」是出納,而出納通常不會參加開標程序。公家機關的系統也沒有這麼先進會自動交叉稽核,凡事要增加人工處理的案子,都會讓機關增加麻煩。

勞務採購,以免收押標金為原則」。所以若你看到的勞務採購標案還在收押標金,表示這個招標機關的採購法概念已經落伍了!

押標金檢核重點:
  1. 如果是金融機構本票、支票、保付支票或郵政匯票,必須是即期、並以機關為受款人。機關的名稱必須每個字都相同,千萬不要寫簡寫。
  2. 金額必須跟機關要求的押標金相同
  3. 繳納押標金的廠商或負責人名稱必須和投標文件上的名稱相符
  4. 在最低標的工程採購中,若沒繳納押標金就貿然投標,有可能被質疑為「陪榜、圍標」。
    (註:有的機關會檢查本票、支票…等是否連號,或者寄件郵局甚至筆跡是否相同,也是一種防止圍標比較細心的作法)

投標廠商聲明書

照實勾選就對了,記得要蓋大小章。萬一第1項到第8項有一項答案是「是」,就別投標了。

以第8項為例,公務員以及二親等以內的親屬,不可以跟公務員的機關(或受該公務員監督的機關)進行買賣、租賃、承攬的業務;若廠商心存僥倖,在投標聲明書上沒有照實勾選,就是違法。2017年曾有一廠商因為沒有照實打勾,被台北高等行政法院依照「公職人員利益衝突迴避法」裁罰63萬元;另嘉義地院再依違反「政府採購法」判處徒刑7個月,得易科罰金21萬元,緩刑2年。罰則其實是很重的。

另外,判定廠商是否為「中小企業」,要依照「中小企業發展條例認定」。例如「美商OOO分公司」,因為是美商,就不屬於中小企業。即使實收資本額在1億以下或者員工數不到200人,在第9項也不能認定為中小企業。

延伸閱讀:為什麼要有投標廠商聲明書

資本額要多少才有資格投標?

與招標標的有關的基本資格——合法證明

請由以下擇一

公司登記或設立之證明

為什麼要附公司登記或設立證明文件?因為要確保投標廠商是合法的公司,且機關又懶得自己查。為什麼有的投標須知會要求營業項目代碼、營業項目?其實只有非常少數的案子,才會要求營業項目代碼、營業項目。例如要找旅行社來承辦畢業旅行,就必須找「J902011旅行業」。由於旅行業屬於「許可制」(要有旅行業的牌照),如果公司登記沒有這一項的(沒有牌照),就不能來投標。

如果機關要求的營業項目代碼、營業項目,不屬於「許可制」:以資訊服務業為例,廠商從事資訊業,不需要申請許可,所以當機關要求投標廠商要有「I301010資訊軟體服務業」營業項目代碼及營業項目時,投標廠商能有是最好不過,如果沒有的話,有「ZZ99999除許可業務外,得經營法令非禁止或限制之業務」這個通用營業項目,也可以投標。

公司登記或設立證明文件到底要附什麼?只要列印公開於目的事業主管機關網站之資料即可。這個在商工登記公示資料查詢服務網站輸入統編或廠商全名,再列印公司資訊即可。
(註:廠商投標不限公司組織,商業等亦可)

恆連智能 商工登記公示資料 page 0001

公會、協會證明以及章程

為什麼要有公會、協會證明?這是為了證明來投標的,是合法的公協會。只有該標案允許「非屬營利事業之法人或團體」來投標時,才會有這一項。

要提供的文件包含:

  1. 內政部或地方政府依法核准設立之登記證明文件
  2. 章程:內容要與標案的內容相關

學校經核准設立證明文件

為什麼需要立案或登記證明?這是為了證明來投標的,是教育部立案的學校。有些基督書院、神學院、僧伽大學,就不是教育部立案的學校。該標案允許「教育部立案的大專院校」來投標時,才會有這一項。

要提供的文件:相關立案或登記證明資格文件影本

身分證

為什麼需要身分證?這是為了證明來投標的,是自然人(國民)。該標案允許「自然人」可以來投標時,才會有這一項。

要提供的文件:國民身分證正反面影本。

國民身分證正面影本
國民身分證正面影本
國民身分證反面影本

與招標標的有關的基本資格——納稅證明

納稅證明資料

為什麼要有納稅證明資料?其實在採購法裡,並沒有強制要求所有案件都要廠商提出納稅證明。況且,有繳稅、沒繳稅,都可以通過資格標,要廠商提納稅證明,是為了要證明「廠商有誠實納稅」。因為很多機關都要求要有納稅證明,所以其他機關也都跟著要求了。

要提供最近1期或最近2期營業稅或所得稅納稅證明。如果是屬營業稅繳稅證明者,要是營業稅繳款書收據聯或是主管稽徵機關核章之最近一期營業人銷售額與稅額申報書收執聯(又稱為:401表)。例如現在是3月,要提供今年1-2月的納稅證明。但若今年1-2月的納稅證明還沒收到,就要提供去年11月-12月的納稅證明。

萬一公司新設立還沒有拿到營業稅繳納證明,就用國稅局核發之核准設立登記公函或是「變更登記表」代替。

公司變更登記表
公司變更登記表
營業人銷售額與稅額申報書-401表
營業人銷售額與稅額申報書-401表

與履約能力有關的基本資格

信用證明

為什麼要有信用證明?其實在採購法裡,並沒有強制要求所有案件都要廠商提出信用證明。不過大部分的機關都不希望得標的廠商是銀行的拒絕往來戶,信用還是很重要的。

提供的查覆單要符合以下規定

  • 查詢日期,要在截止投標日前半年以內。
  • 票據交換所或受理查詢之金融機構出具之第1類或第2類票據信用資料查覆單。
  • 查覆單上應載明的內容有:
    1. 資料來源為票據交換機構。
    2. 非拒絕往來戶。
    3. 最近3年內無退票紀錄。
    4. 資料查詢日期。
    5. 廠商統一編號或名稱。但不具法人人格之廠商,應以其負責人個人戶方式申請票據信用資料查詢。
  • 有關退票紀錄,如果曾經退票,但已經辦妥清償註記的,視同為無退票紀錄。但如果廠商的文件日期與截止投標日期有時間差,且在這段時間內廠商被退票或被列為拒絕往來戶,機關持有相關證據,同樣會被視為不合資格。
  • 查覆單不能塗改、如果是紙本則查覆單位要蓋章:查覆單經塗改或無查覆單位圖章者無效,為不合格標。但b如果市政府電子採購網產製票據信用證明,不需要有查覆單位圖章。
  • 延伸閱讀:3分鐘取得「非拒絕往來戶及最近3年內無退票紀錄」 ,申請信用證明不必再跑銀行!
20 無退票紀錄證明線上查覆單 戶號0090531943 查詢日期112年08月21日

政府機關順道吃豆腐的文件

臺北市政府採購廠商誠信治理承諾書

這是一份政風單位為了增加業績,吃投標廠商的豆腐,要求投標廠商要簽署的文件。記得要蓋大小章。投標時如果沒有這份文件也沒關係,資格標開標現場也不用補正,等到要簽約的時候再提送即可。諸如標誌圖示類性別友善自主檢查表…的奇怪文件,都是其他機關為了要增加能見度,蹭流量的文件。

延伸閱讀:為什麼要有廠商誠信治理承諾書

切結書

這是一份機關為了之後省時省力而要求廠商必須簽署的文件。

之所以會有切結書,是希望機關辦理技術服務或工程採購時,提醒技術服務或工程廠商注意法令規定,善盡職責及履行契約義務,以免觸犯法令或違反契約規定而受處罰。記得要蓋大小章

延伸閱讀:為什麼要有切結書

分包廠商自我檢核表

分包廠商是否為採購法第103條第1項之拒絕往來廠商自我檢核表。得標廠商不可以是採購法101條的黑名單,分包廠商當然也不行是採購法101條的黑名單。因此機關設計了這份文件。投標廠商務必確認分包廠商是否有違反採購法101,在投標的時候是否仍舊處於停權狀態。投標時如果沒有這份文件也沒關係,資格標開標現場也不用補正,等到要簽約的時候再提送即可。

價格文件

標單

本網站主要談的是「有評選的勞務採購」,也就是廠商需要提供服務建議書的採購案。既然服務建議書已經有寫到廠商的報價,廠商應該就不需要另外填標單。不過很多機關還是會請廠商提標單,這時候也不用翻桌子跟機關說不需要這份文件,先乖乖照填吧。

標單的價格一定要跟服務建議書的價格一模一樣,用大寫中文填好數字,蓋大小章。標單的價格不要超過政府機關的預算價格。
有些縣市政府鼓勵各招標機關公告底價,原因在於廠商可以了解機關想要用多少錢採購。倘若是最低標決標,機關一樣選擇最低價者決標;但若廠商覺得公告的底價已經沒有利潤,也就不用去投標了!如果機關有公告底價,切記也別超過機關公告的底價;如果低於底價80%,就要想好要怎麼跟機關說明,想好標單價格低於底價80的理由有哪些。

如果機關有公告底價,投標金額千萬別超過底價啊!

如果開標後,最低標之總標價低於底價之百分之八十,機關就要判定該總標價是否有不合理之處、廠商會不會降低品質履約,是否會無法誠信履約,有沒有甚麼特殊情形。此時可以填寫以下說明文件,交給機關。如果標價只是低於80%,還可以在機關覺得理由合理後,補繳差額保證金得標。若低於底價70%,則也不用補繳差額保證金了;機關覺得這家廠商的理由說明書OK就可以決標,若機關覺得理由說明書不OK,那就無法決標給這家廠商了。

底價低於8成之原因 政府標案急診室

延伸閱讀:為什麼要有標單?

招標投標及契約文件(三用文件)

如果機關招標文件有三用文件,就把三用文件當成標單來寫,記得要大寫中文填好數字,蓋大小章。有三用文件就不會有標單。

延伸閱讀:為什麼要有招標投標及契約文件?

服務建議書

服務建議書請依照機關的指定內容編撰。此文件一定要在投標時繳交,不能補交。若機關指定服務建議書要雙面、限制50頁、10份;但廠商的服務建議書是單面、60頁,此時也不能判定為資格標不符合。要等到評選時再扣分(如果機關忘了寫「指定雙面印刷卻印成單面印刷該如何扣分」、「頁數超過如何扣分」、「份數有少如何扣分」,那可能就有爭議了。不過還是建議依照機關指定的格式、份數提交。

有些廠商在投標時沒想好,想要運用簡報時補充更多內容,或是在簡報當場補充紙本。但是依照採購法,簡報的投影片以及當天的報告內容,不能超出服務建議書的範圍。超出的部分委員一概當作沒聽到,有時候甚至還會有負面印象,小心偷雞不著蝕把米。

萬一真的資格標不符合,可以請求機關退回服務建議書,確保服務建議書裡面的智慧財產不會被盜用(但理論上資格標不符的標案,服務建議書應該是不能打開看的)。有些廠商會把「廠商簡介」等頁面拆下墊便當,下次投標其他案件的時候還可以拿來用。

當然你也可以詛咒祈禱資格標過關的廠商入不了評審委員的眼,都被判為不合格,機關重新公告招標,讓塵封的服務建議書再見天日。

投標文件領回申請書 政府標案急診室 2

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