資訊廠商不再含淚被拗—隱藏在契約內的14個保命護身符！

資訊廠商最怕聽到機關人員講的一句話，恐怕是：「這案是總包價法，新增的系統功能都不能加價！」就憑著這句話，機關不斷無限追加各式需求，讓廠商陷入循環夢靨。
畢竟資訊系統的彈性太大了！光是一個差勤系統，有可能只是簡單紀錄上下班時間；也有可能關聯人事系統、薪資系統、考勤系統，龐雜到無以復加。總包價法真的是永遠的「加量不加價」嗎？
其實資訊契約中藏著保護廠商的護身符還不少！

若契約採用總包價法計價，如果機關要求調整系統功能數量超過5%，那麼超過這5%的部分，就必須按比例增加契約價金。
 
同樣地，如果因為機關原因，導致年度需求項目投入的人力變動超過5%，也需要根據變更比例增減契約價金。
 
特別提醒，有些機關可能會刪除或不引用這段範本條文，所以作為廠商，在投標時一定要仔細核對。不要忽略這項重要的調整條款！
 
無論是功能大調整還是人力變動，超過5%的部分都要加價或減價。這是保護雙方權益的原則，確保契約的公平性和彈性。在總包契約中，調整是正常的，但要特別注意價格的調整，以確保雙方都能在合理的範圍內達成共識！

至於系統功能如何計算變動5%？建議廠商要養成良好習慣，所有送交機關的文件、軟體等各式檔案，都標註「耗費的人-小時」；當機關真的拗太大時，只要計算「人-小時」增加多少，就可以算出變動的百分比了！

參考條文契約第三條：「□總包價法。□機關於訂約後要求系統功能數調整達5%以上者，或因可歸責於機關之原因，年度需求項目投入人力變動幅度在5%以上者，其逾5%部分，就相關功能或人力項目之價金，按變更比例增減契約價金。未達5%者，契約價金不予增減。」

根據總包價法定價的契約，只要契約明確指定由廠商施作或供應的項目，即使這些項目未在標價清單中列明，廠商仍然需要負責完成，不能以此要求加價。
 
特別在軟體系統開發服務採購中，「廠商完成履約所必須」指的是執行原需求規格所列之功能，以及經系統訪談分析確定的相關功能。
 
但更多情形是，機關要求新增加的工項，根本不是「廠商完成履約所必須」的項目。

如果機關確認這些項目或數量未在招標文件中列明，且也未在其他項目中編列，那麼雙方應該透過契約變更來增加契約價金。只有在適當的時候進行契約變更，才能使雙方的權益得到平衡。

參考契約第四條(二)：「在軟體系統開發服務採購，所稱為廠商完成履約所必須者，係指為執行原需求規格所列及系統訪談分析已確定之功能等所需項目。如經機關確認屬漏列且未於其他項目中編列者，應以契約變更增加契約價金。」

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在資訊領域，基本作業服務費用是廠商提供基礎業務服務給機關時所需支付的費用。這包括資訊技術支援、系統維護、數據管理、網路連接等相關服務。然而，當機關需要升級或變動資訊和網路科技時，這可能導致廠商的成本增加。但別擔心，基本作業服務費用不是一成不變的，如果成本增加，就要大聲喊出來要錢！
 
根據合約條款，從契約生效後的第二年開始，每年的前30個工作天內，廠商有權向機關提出當年度資訊和網路科技升級的建議書。這份建議書詳細說明成本增加的情況，包括基本作業服務費用的調整和可能產生的其他費用。這是廠商爭取應有補償的重要機會！
不過如果廠商提出的當年度，因政府預算已經確定而無法增加契約價金，則必須改為自次年調整，或調整費用在次年支付給廠商。這部分需要雙方合意，所以廠商務必跟機關打好關係，就算調整費用今年無法加價，也應該爭取明年能「補足今年的差額」，而不是明年才開始「針對增加費用補差額」！
 
同樣地，機關也可以隨時提出資訊和網路科技的升級或變動需求。當收到機關的書面通知後，廠商需要在30個工作天內提供可行性報告和相應調整基本作業服務費用的建議書。這樣的建議書將清楚說明調整基本作業服務費用的必要性和可行性。
 
廠商絕不應該默默忍受成本增加的困境，而應該大膽追求應得的補償！不用客氣，該要的錢絕對要去討！畢竟合理的利潤可以激勵廠商做好服務，但刻薄微利則會嚇跑好廠商。

透過提出建議書，廠商能夠清楚地向機關解釋成本增加的原因，並爭取調整基本作業服務費用的合理補償。
 
第五條(一)基本作業服務費：「2.除契約另有約定外，基本作業服務費用得因機關所使用資訊與網路科技之升級或變動而調整。在本契約生效日起第2年開始之每年第30個工作天內，廠商得向機關提出當年度資訊與網路科技升級與變動建議書，敘明其中涉及之基本作業服務費用調整之情形與發生之其他費用。廠商所提上述建議書，經機關書面同意後，以契約變更調整基本作業服務費用。」
第五條(一)基本作業服務費：「6.有關基本服務費用調整，如屬增加費用者，廠商提出當年，如因政府預算已確定無法增加，改為自次年調整，或就調整費用於次年支付。依雙方合意情形而定。」

由於資訊服務涵蓋層面甚廣，因此在實際執行之後，常會遇到機關想要加東加西、無限延伸。舉凡增加委外服務項目、提升服務水準、增加得標廠商業務量或增加服務地點等等，都有可能。

遇到這種情形，機關必須要用書面通知廠商。而廠商在收到機關通知後的30個工作天內，也應該依據機關的需求，將因此所需額外的設備、設施、人員或其他資源需求等等寫成新的「建議書」(又稱為：調整後的建議書)，並提出因此增加的服務費用金額。簡單來說，「想新增需求？沒錢就甭提了，拿錢好辦事！」

廠商將調整後的建議書提送機關書面同意，之後在「契約變更」的方式來增加費用。

但廠商覺得機關的業務量已經遠超過原契約規定，在範圍、程度或數量上，有實質的增加；可是機關卻裝傻裝死裝不知，沒有用書面通知廠商修正建議書、辦理契約變更呢？

別擔心，這時候廠商可以主動提出調整後的建議書，並經過機關書面同意後，辦理變更契約，增加工作項目以及合約金額！
倘若機關對於廠商主動提出調整後的建議書遲未同意，則廠商可以按兵不動先不開工，等機關同意變更契約再說。畢竟只要一開工就是人力物力的耗損，若機關沒同意變更契約，廠商就有可能竹籃打水一場空，重頭到尾做白工！
 
參考契約條文 第五條(一)5.：「機關雖未依前目約定，通知其業務之變動，但廠商認為機關業務量或其提出之要求，已經與本契約生效時，廠商依契約所需提供者，在範圍上、程度上與數量上，有實質增加，致增加廠商之履約成本時，廠商得依前目約定向機關提出建議書。」

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付款和審核程序中，如果機關發現廠商提交的文件有不符合、不足或疑義的地方，就應立即通知廠商進行澄清或修正。而且，機關應該一次性要求廠商完成所有必要的修正，不能分次要求廠商！
 
特別對於資訊軟體開發項目來說，一點小小的調整可能會影響整個系統。如果機關不能一次性告知廠商所有需求，廠商就得不斷修改、重新規劃和重新調整資源。

有些機關(承辦人)經常會看到什麼缺失就通知廠商改什麼，零零散散不斷地下指令，搞到資訊廠商疲於奔命、疲憊不堪。
如果每次通知都帶來新的要求，甚至與之前的需求不同，廠商就可能陷入一個無休止的修改循環，浪費大量時間和資源。

因此，在資訊標案的契約內特別規定，機關有責任在付款和審核程序中，一次性告知廠商所有不符合、不足或疑義之處，不要分次摧殘廠商！

當機關告知廠商應改善事項後，這些應改善事項的審核及付款的期限，會從資料澄清或補正的第2天開始重新計算。

為了確保廠商能夠在既定時程拿到應得款項，機關應該就「已經沒有爭議、且可以單獨計價的部分」先辦理付款！
 
這樣做有助於確保項目順利進展，提高效率，並確保資源的有效利用。讓我們一次把事情搞定，節省時間，讓廠商和機關都能更順利地前進！

參考契約條文 第五條(二)3. ：「機關辦理付款及審核程序，如發現廠商有文件不符、不足或有疑義而需補正或澄清者，機關應ㄧ次通知澄清或補正，不得分次辦理。其審核及付款期限，自資料澄清或補正之次日重新起算；機關並應先就無爭議且可單獨計價之部分辦理付款。」
採購法第73-1條第1項：「機關辦理付款及審核程序，如發現廠商有文件不符、不足或有疑義而需補正或澄清者，應一次通知澄清或補正，不得分次辦理。」

基本作業服務項目一覽表及相關文件(行政院公共工程委員會112.7.11版)

機關在收到廠商根據契約所提交的請款相關文件後，有15個工作天的時間進行審核程序。
如果機關未能在以上規定的時間內以書面告知廠商有未完成的事項或瑕疵，則視為機關已經接受了廠商的請款要求，即需要按照合約約定的日期準時支付款項。
 
在廠商依照契約提送請款相關文件之後，有15個工作天可以進行審核的程序。此時開始倒數計時，機關必須在15個工作天內審核完廠商的請款文件！

這個條文主要是在避免機關拖拖拉拉，沒能在規定的時間內以書面告知廠商有未完成的事項或瑕疵；因此規定若未在時效內書面告知廠商未完成的事項或瑕疵，那麼就視為機關已經默許了廠商的請款要求。機關必須按照契約約定的日期準時支付款項。

「機關逾期未提供審查意見，視同審查無意見。」這一項可說是資訊廠商的超級保命護身符！
畢竟其他的勞務、財物標案，都沒有這麼明確爽快的條文，可用以保障廠商權益。
 
參考契約條文 第五條(二)4.：「2. …機關於收到廠商依本契約約定之請款相關證明文件後15工作天內完成審核程序，通知廠商提出請款單據，…4.如機關未於上項規定時間內以書面告知廠商未完成之事項或瑕疵，視同機關已接受廠商請款之請求，即應按本契約約定如期付清款項。」

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資訊服務有各種不同類型，像是按月維修機關的電腦，或是針對機關需求量身打造的專案性質服務。
對於專案性質的資訊服務，可能會出現以下情況：
1.機關需要廠商提供硬體設備
2.機關需要廠商開發軟體
3.機關需要廠商提供工作成果
 
無論是上述哪一種資訊服務，如果機關在還沒有進行驗收之前就想要先使用廠商提供的硬體、軟體或工作成果，就必須進行「部分驗收」或「分段查驗」。
 
一旦通過「部分驗收」或「分段查驗」，就等同於該部分的軟硬體或工作成果已經正式交接給機關使用。機關應該立即支付相應款項給廠商；如果有約定保固期，也會從驗收完成之日開始計算保固期。此外，履約保證金也可以按照「已驗收並付款」的比例退還一部分給廠商。
活潑掌握付款要訣，先用先驗收，廠商領款不再等待！不僅能確保項目順利進行，還能有效管理風險和維護雙方的權益。
 
參考契約條文 第五條(二)5.：「屬於專案性質之服務，機關如有先行使用廠商提供之硬體、開發之軟體，或其他工作之成果者，應先就該部分辦理驗收或分段查驗供驗收之用。」

資訊軟體廠商都知道，有時候只是一個小小的bug，就能讓一切卡住！儘管系統的其他部分運作得很好、很順暢，只要遇到那個特定的bug，驗收就是過不去，機關就是無法付款！
為了解決這個問題，資訊服務採購契約特別設定了1項規定：如果廠商尚有未完成的工作，但不會影響整體系統進度；或者廠商系統上的瑕疵不會對整體系統運作產生負面影響，機關可以考量專業上的必要和法律上的比例原則，對未受影響的部分支付相應的費用。

當然，真正在引據這項條文先就系統可用部分付款給廠商時，機關內部簽陳需要明確說明是否適用上述條款。
但至少這給了「只剩下不影響其他功能的bug無法解決」的廠商一線生機，有機會領取應得的款項。在這條文下，廠商終於可以暫時擺脫煩人的bug，先拿到該有的報酬！
特別說明一下，這裡引用的是契約第5條，廠商「未完成之工作」之後還是要完成。跟契約條文第4條減價收受不同的是，減價收受會多跟廠商收1筆違約金，但「未完成的工作」也不用再繼續做了。

參考契約條文 第五條(二)6.：「如因廠商未完成之工作不致影響系統整體進度，或廠商系統上之瑕疵不致影響系統整體運作者，機關得考慮專業上之必要與法律上之比例原則，就未受影響之部分按比例如期給付應付之費用。」
第四條(一)：「驗收結果與規定不符，而不妨礙安全及使用需求，亦無減少通常效用或契約預定效用，經機關檢討不必拆換、更換或拆換、更換確有困難，或不必補交者，得於必要時減價收受。
1.採減價收受者，按不符項目標的之契約單價○○% (由機關視個案實際需要於招標時載明；未載明者，依採購法施行細則第98條第2項規定) 與不符數量之乘積減價，並處以減價金額○○%(由機關視個案實際需要於招標時載明；未載明者為20%)之違約金。」

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當資訊廠商在執行契約時，有時候發現有影響契約執行、妨礙工作計畫或建議書進度的情形，或有其他突發情況；而這些狀況只能由機關出面解決，廠商已經無能為力。

因為不知道該如何跟機關開口，太多資訊廠商在這地方卡關、含淚飲泣！

其實遇到這些「機關應該負責的事項」、「跟機關權益息息相關者」甚至是「因應機關要求而產生的事情」，廠商就應該立刻以書面向機關提出特別報告，並且具體說明因應措施，請求機關協助。

機關在接到廠商特別報告後的一定天數（招標文件中會明確指定，若沒特別載明，就以10天計算），要完成審核程序。必要時，機關也可以召開會議進行審核。

參考契約條文 第八條(二)：「3.特別報告：廠商於履行契約時，如發現有妨礙契約所載事項與「工作計畫」或「建議書」所列進度時程，或其他突發意外事件、機關應負責之事項、其他與機關之權益有關之事項或應機關要求時，應即向機關以書面提出特別報告，並敘明具體因應措施。機關於接到廠商特別報告後○○日（由機關於招標時載明；未載明者，為10日）內完成審核程序。必要時，機關得召開會議審核。」

有些政府標案會要求廠商負擔受訓人員的食宿費用，然後藉由總包價法的名義，不斷增加人員數量、要求更好的住宿與伙食。
但其實公務人員的差旅住宿費都有一定準則，且應該由機關的預算項下支應。
因次，資訊標案明文規定，如果機關操作系統或維護系統的人員，需要由廠商代辦訓練操作或維護課程，機關受訓人員的旅費、生活費用，都由機關自己出，不包含在服務費用內。但廠商完成教育訓練所需要的費用，例如講師費、場地費等等，還是要由廠商自付。
簡而言之，機關需要支付受訓人員的旅費和生活費用，而廠商則需要支付完成教育訓練所需的費用。

參考契約條文 第五條(十二)：「服務範圍包括代辦訓練操作或維護人員者，其服務費用，除廠商履約所需者外，機關受訓人員之旅費及生活費用，由機關自行支給，不包括在服務費用項目之內。」

契約內有規定的審查、查驗、測試或檢驗，原則上是由廠商免費提供設備及資料讓機關檢測。但契約以外的審查、查驗、測試或檢驗，因為不在廠商報價範圍內，往往會增加廠商的費用負擔。
當機關懷疑廠商的履約成果並未達到一定水準時，要求審查、查驗、測試或檢驗廠商的軟硬體或履約成果，以作為判斷是否該驗收付款的依據，似乎也是合情合理的事情。
為了公平起見，於是：
1.  契約規定以外之審查、查驗、測試或檢驗，倘若結果不符合契約規定，由廠商負擔相關費用。
2.  契約規定以外之審查、查驗、測試或檢驗，倘若結果符合契約規定，由機關負擔相關費用。
 
參考契約條文 第九條(五)：「…契約規定以外之審查、查驗、測試或檢驗，其結果不符合契約規定者，由廠商負擔所生之費用；結果符合者，由機關負擔費用。」

如果履約成果有瑕疵，廠商在收到機關通知後，自行承擔費用進行修正，或重做。但時效只有驗收後1年。
驗收超過1年之後，若機關發現廠商履約有瑕疵，就應該拿錢來請廠商修改！
如果全案尚未驗收，僅有部分驗收；而部分驗收的部分發現有瑕疵，廠商的保固期是由部分驗收之後1年有效。若超過1年，要修要改，就要請機關再出一筆費用了！
 
參考契約條文 第十六條：「(十)廠商履約有瑕疵時，應於接獲機關通知後自費予以修正或重做。但以該通知不逾履約結果驗收後1年內者為限。其屬部分驗收者，亦同。」

 
有太多種的情形，都是因為又急又趕，機關(承辦人)一再催促，因此廠商就先做了！
沒想到後來機關卻遲遲不變更契約。理由五花八門，包含「上面長官有意見」、「變更契約文字喬不定」、「機關暫時沒預算」…各式各樣都有。
但對於資訊廠商來說，真是啞巴吃黃連、有苦說不出！
只要機關不變更契約，廠商耗費的時間精神、人力物力就血本無歸嗎？

照過來照過來！
廠商將「須變更之事項」陳報給機關，但在此之前，如果機關就已經請廠商先行施作或供應，但後來又沒有辦理契約變更，或著只辦理一部分的契約變更，導致廠商做了卻沒辦法依據契約拿到錢，則機關應該要補償廠商因此增加的必要費用。

至於補償金額計算方式，可以比照合約報價進行。
還有，因為機關請廠商先行施作或供應所增加的工期，也可以一併請求增加履約期限！
 千萬別因為機關要求與指示先做了，卻因契約沒變更，拿不到應有的費用，甚至還被判逾期，賠了夫人又折兵。
 
參考契約條文 第十七條(三)：「機關於接受廠商所提出須變更之事項前即請求廠商先行施作或供應，其後未依原通知辦理契約變更或僅部分辦理者，應補償廠商所增加之必要費用。」

有時候，機關可能會心思不定，左右搖擺。起初說要這個功能，後來又改變主意，說不要了要換成下一種功能。甚至有時候要求打掉重練，全部來過。這樣一來，資訊廠商就得忙碌不已，天天做白工。該怎麼辦呢？
 
如果時間浪費是因為機關的迷糊，而資訊廠商已經完成且交卷的內容後來被廢棄或不使用，根據原則，機關仍然需要進行部分驗收或結算，支付相應的費用給廠商。
 
既然廠商已經付出了時間和努力，完成了機關要求的工作。即使後來因為機關的變卦而無法使用，廠商仍應得到應有的報酬。機關需要履行自己的責任，進行部分驗收或結算，確保廠商的付出得到合理的回報。
 
政府標案急診室提醒，善用契約條文，為資訊廠商伸張正義！不讓苦情的資訊廠商因為機關的反覆，走了冤枉路還拿不到應有款項。更確保雙方在合作中公平對待，建立起互信和尊重的良好關係！
 
 
參考契約條文 第十七條(六)：「如因可歸責於機關之事由辦理契約變更，需廢棄或不使用部分已完成之工作者，除雙方另有協議外，機關得辦理部分驗收或結算後，支付該部分價金。」

原來，委員不能在評選會議時要求廠商優惠回饋 、機關也不能要求廠商修改服務建議書！
《最有利標懶人包》-－一次學會18個重要觀念