既然在得標之後互相換電話、LINE，就表示雙方約定聯繫窗口、聯繫方式，
因此，承辦人的電話指示、LINE訊息指示，不能放著不管。
若可以不理會，那雙方何必交換LINE？

所以只要機關承辦人是雙方預為約定好的聯繫窗口，則承辦人的LINE/電話當然算數📱💯。
但凡涉及公務事項，電話、LINE指示也是有效的！

有時候承辦人LINE的內容已經超出契約規範，但卻不自覺。這時候，就必須要確認LINE的訊息，是否真的是機關的要求？⚖️
這時候，將電話語音、LINE訊息等轉為白紙黑字的電話紀錄，送給機關確認，就非常必要了👍📑

政府採購案的執行事項，都是以契約為準📑。當承辦人LINE/電話的要求超出契約範圍⚠️，或是有不可行之處時❌，廠商也不能逆來順受😰，否則可是要虧本的💸😱📉這時候，想辦法把承辦人LINE/電話的訊息轉成文字訊息，交給機關確認，會是廠商要做的第一步。若這些要求超過契約範圍，就該依照契約辦理契約變更，並由廠商提出增加價金、增加工期等。

根據行政院「文書處理手冊」規定📜，任何公務上的聯繫、洽詢、通知等可以用電話簡單正確說明的事項，都可以使用公務電話紀錄📞📋。
廠商可以將通話內容記錄下來，做成2份，1份由廠商保存，1份函送給機關確認📩。
這樣就有據可查啦！🔍

廠商當然不能每則LINE訊息都發函給機關確認，否則機關也會被累死的😵！所以廠商要先分辨「這個LINE指示是在原有契約內的？還是已經超過契約範圍？若在原契約範圍內，是否會窒礙難行？難以達成的原因是什麼？」🕵️‍♂️
如果LINE指示本來就是契約應辦事項，承辦人只是用LINE說得更清楚、更明確，廠商就該從善如流、儘速辦妥👌。
但若LINE指示超出契約範圍，還是老規矩，用email或電話紀錄確認一下最保險📧📋！

機關長官通常會被邀入許多群組，但卻因公務繁忙，無法每則訊息都細看。因此，即使機關長官也都在同一個LINE群組，遇到窒礙難行或超出合約範圍的要求，仍建議白紙黑字記錄成電話紀錄，或是寫在公文上送給機關，以利將指示事項明確化。

接到LINE或電話指示後： 先判斷這個指示是否在契約範圍內？若在契約範圍內，會不會做不到？🤔
確認指示內容： 如果超出契約範圍、或是做不到，立刻用email或電話紀錄確認📧☎️。
記錄通話內容： 使用「公務電話紀錄」表格記錄通話內容，複寫2份，1份廠商自己留存，1份函送機關📋✉️。
評估辦理變更契約：若LINE或電話指示超出契約範圍，但機關確定要執行，此時廠商就必須依照契約規定，辦理變更契約📑🔄。

當然有啦！下面提供一份【公務電話紀錄】表格與範本供大家下載使用📥。記得每次重要的通話後都記錄下來，才能保障我方權益！🛡️

可以跟承辦人說，這些在招標文件找不到的口頭指示、LINE對話都是執行依據，且有可能在驗收的時候會被問到。
為了避免驗收時，無法跟主驗人清楚交代執行依據，因此建議將口頭的電話、LINE轉為白紙黑字，由雙方再次確認，以後驗收也會比較順利！