不用投標也能拿標案！15萬以下小額採購全攻略

依政府採購法第47條第3 項規定，採購金額若沒超過公告金額的1/10，稱為「小額採購」。
由於現行公告金額為150萬，所以小額採購的金額為15萬元。

政府採購法規定的招標方式有3種，分別為公開招標、限制性招標及選擇性招標。
但小額採購的採購金額相對較低，若也比照數十萬、數百萬的採購流程走，可能曠日廢時、緩不濟急。
尤其買便當、文件送印裝訂、數萬元的小型修繕工程，雖然也是財物、勞務跟工程性質的採購，但其規模跟數十萬、數百萬甚至千萬的採購無法相提並論。
因此，依據《中央機關未達公告金額採購招標辦法》第5條，機關辦理小額採購，可以不經公告程序，直接找廠商執行。這是為了透過程序簡化，快速達成政府施政效能。

當然，公告金額以下的案子也是可以走公開招標、選擇性招標、限制性招標程序；只是絕大部分的機關都會援引或參考《中央機關未達公告金額採購招標辦法》辦理。畢竟，若可以用程序比較簡單的《中央機關未達公告金額採購招標辦法》來辦理採購，殺雞焉用牛刀？

因為小額採購的金額限制在15萬以下，若採購金額超過15萬元，則機關必須改用公開招標、選擇性招標或限制性招標。

倘若機關為了程序簡便，蓄意將超過15萬元以上的採購拆成多筆小額採購，就涉及「化整為零」，而有違法之虞。

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《中央機關未達公告金額採購招標辦法》原本是適用於中央機關的採購規範。然而，由於各地方政府並未依據自身情況訂定相應的「未達公告金額採購辦法」，因此各地方政府在執行未達公告金額的採購案時，均是比照《中央機關未達公告金額採購招標辦法》辦理。

小額採購允許機關直接洽談廠商進行採購，因此，如何讓機關選擇自己作為小額採購的決標廠商，是許多廠商關注的重點。一般來說，機關傾向於選擇以下類型的廠商：
1.曾經承攬過機關類似標案的廠商。
2.獲得其他公家機關推薦的廠商。
3.曾經參與投標但未得標的廠商。

對於有意承攬小額採購的廠商來說，積極參與競標是敲開政府機關大門的良策。廠商可透過撰寫服務建議書、企畫書、簡報等方式，直接有效讓機關認識到廠商的專業能力與服務品質，從而取得承攬小額採購的機會。

機關在辦理小額採購時，常見的錯誤態樣，是認為「必須取得3家廠商報價單」。

事實上，為了簡化採購流程並提升行政效率，小額採購只需1家廠商的報價即可進行。

然而，某些機關長官因為觀念錯誤，要求採購人員應取得3家廠商報價單。這樣的要求已超出法律規範，增加採購人員無謂的作業負擔。

更重要的是，如果機關要求特定廠商提供3份看似來自不同廠商的報價單，而其中兩家只是為了陪榜，則這不僅違背小額採購的精神，也可能觸犯法律。

為避免這種情況，建議機關依法辦理即可，不用一定要求小額採購也要提出3家廠商報價單。

在小額採購中，機關會直接洽詢廠商並取得報價。因為逕洽廠商，所以無需訂定底價，也沒有開底價、競標議價等程序。

當報價單及相關文件準備齊全後，業務單位會連同公文一同陳判給上級主管審核。在簽陳核可之後，採購金額與執行內容也會隨之定案，不需要再走「訂底價、議價」等程序。。

由於小額採購的金額較低，通常不需訂立正式契約。機關可以直接使用廠商的報價單來取代契約。

但在某些情況下，業務單位可能會評估是否需要訂立一份簡易契約。簡易契約一般涵蓋以下項目：
1.採購標的詳細項目
2.付款方式
3.交貨或履約期限
4.逾期罰款
5.驗收規定

若不訂立契約，則可以請廠商將這些細節寫在報價單上，以維護雙方權益。

通常小額採購的作業程序如下：
確認需求和預算來源：需求單位先確認需要採購的項目和預算來源。
洽詢廠商報價：找到合適的廠商報價，評估是否需要簽訂契約。
簽報核定：經會計部門確定預算來源，並由機關首長或其授權人員核定。
通知廠商：需求單位或採購單位通知廠商執行。

機關通常會在「分層負責明細表」中規範不同採購金額的核定權限。由於小額採購的金額較小，多數機關會授權給副首長或主秘/總工來核定，不需要每次都經過機關首長親自核定。

延伸閱讀：行政院公共工程委會113年5月7日工程企字第11200138971號「機關辦理小額採購作業指引」

小額採購因為金額低，依據《採購法施行細則》第90條，機關辦理小額採購的工程、財物採購之驗收，可以由承辦採購單位備具書面憑證採書面驗收，免辦理現場查驗。

因此，小額採購的驗收，通常由廠商準備書面資料，讓機關辦理驗收程序。

在特殊情況下，機關可以分批採購，即使年度總採購金額超過15萬元，仍不會違法。舉例來說，在COVID-19疫情初期，某機關原先預計只需採購12萬元的口罩，但由於當時口罩需求迫切，機關透過限制性招標向特定廠商進行採購。隨著疫情加劇，機關發現需要額外採購更多口罩，於是再次訂購12萬元的口罩，導致當年度總採購金額達24萬，已然超過15萬元。

這類因不可預測情況而引發的分批採購屬於合理需求，不構成違法行為。只要機關啟動「報上級機關核准」的程序，並依據採購法第14條及其施行細則第6條第1款的規定，按照所有批次的預算總額函報，獲准後即可繼續進行。

小額採購的金額限制是按年度計算的。即使年底和隔年年初的採購相隔僅3天，它們仍然被視為不同年度的採購。

例如，如果一機關在12月31日進行了小額採購，然後在下一年度的1月2日與同一家廠商對同一案件再次進行小額採購，這兩筆採購都獨立計算，只要每年的採購總額不超過15萬元，則不違反分批採購的規定。

然而，若同一類採購案件在1月2日、12月31日的2次採購加起來超過15萬元，即使已經相隔近12個月，仍被視為同一年度，而有違法之虞。

類似的採購標案是否需要合併成1案，需要專業判斷。以下試舉一例說明：
某研究機關需要採購9萬元的天文叢書以及9萬元的醫學期刊，由於需求不同，這兩筆採購可以分別辦理，屬於小額採購。然而，若同一廠商可同時供應兩項產品時，機關也可以合併為一筆18萬元的採購。

是否將2筆小額採購合併為1筆，則要看採購的效益。例如，單一書商報價17萬6,000元，但機關找到專門供應天文叢書和醫學期刊的A廠商與B廠商，分別報價8萬8000元與8萬7000元，向A廠商與B廠商採購的成本為17萬5,000元，這時候就可以向A、B廠商分別採購，不用將2個標案合併成1個標案。

反之，若A、B廠商加總起來的報價要比單一書商報價高，那就必須將2個採購合併為1個採購案。

倘若合併成1個採購案後，採購金額超過15萬，就不能再適用小額採購程序了。當然，若單一書商覺得採購程序太過繁瑣，願意將報價降到15萬元以下，讓機關改走小額採購程序，這在實務上也很常見。

畢竟廠商投標也需要耗費成本及心力，如果降價到15萬以下可以讓機關直接決標，部分廠商會願意讓利。

當機關面臨需頻繁進行相同類型性質採購且預計全年採購總金額可能超過15萬元時，建議設立開口契約。開口契約允許機關按實際需求進行數量結算，且每次訂購後即可進行付款。
例如，對於經常性訂購便當或夜點的機關來說，若與特定餐飲店的年度採購總額可能超過15萬元時，則透過開口契約來辦理採購會更合適。
開口契約的好處是不需擔心整年度的採購金額超過15萬元的限制，因為開口契約已包含了多次分批採購的預算總額。
如果同一個標案在同一年度內進行了多次小額採購，且累計金額超過15萬元，這時候就會違反採購相關法規。在這種情況下，機關應該改採開口契約來避免違法的風險，確保採購過程的合法性與效率。

依照行政院公共工程委員會92.7.3⼯程企字第09200274780號函，如採書面驗收，其內部簽核或支出憑證之簽辦文件得載明主驗人、會驗人欄位供使用。而由於小額採購金額很低，許多機關會在分層負責明細表授權由科室主管決定主驗人員，因此，小額採購的核銷程序可以僅是承辦科室的同仁蓋驗收章。

特別要注意的是，若黏貼憑證有「經辦(手)人」與「證明或驗收保管」2個欄位，則這2個欄位要由不同的人蓋章。

通常主要簽辦此案的承辦人員會蓋在「經辦(手)人」，並請另一位同事或股長蓋「證明或驗收保管」。