搞定開口契約：19個關鍵你不能不知道

開口契約是一種具有彈性的採購方式，英文為 Open Contract，又稱為預約式契約。其特點如下：
1.數量不確定：契約期間內不需事先確定購買或施工的確切數量。
2.金額有上限：不論最終採購的數量多少，總金額不得超過契約所約定的上限金額。
3.隨時通知履約：機關可根據實際需求，隨時通知廠商供應或提供服務。

開口契約保留彈性，使機關能「有需求時再下單」，最大化預算的使用效益。其優點包括：
1.分散風險：避免一次性大量採購造成資源浪費。
2.提高時效性：可根據即時需求靈活採購。
3.降低成本：透過預估需求控制成本。

廠商承接開口契約時無法預測機關的下單時間與數量，這可能帶來以下挑戰：
1.調度難度高：如颱風災害搶修工程，由於颱風發生的時間及災情難以預測，廠商需要高度的彈性進行資源調度。
2.獲利不確定：若履約期間內機關下單數量不如預期，廠商的收益可能低於預期。

開口契約通常以總價決標、單價訂約。
1.廠商的報價為「各項單價 × 預估數量」，以此計算總價。
2.契約上限即為預算金額。機關根據需求預估出總價及數量，在需要時再通知廠商下單。
3.最終付款金額依照實際供應量計算。

以災害搶修為例，縣市政府在預估未來一年需求數量及金額時，
通常會參考過去三年內的災害搶修紀錄，
或使用「往年執行金額」及「歷年採購數量」來推算開口契約的金額與數量。
然而，若本年度的預估數量與往年顯著不同，
機關就不能僅依照舊有的數據來推估需求。若預估數量不準確，
可能會導致採購稽核的缺失。

以下這個案例是採購稽核缺失之一：
案 F 實際採購金額 314,220 元， 僅為原預估金額 761,000 元之 41%，據洽機關人員獲告，係因機關於當年 度更換多部新車，輪胎更新及維修之需求大幅減少所致。機關辦理採購前如已知有類此情形，應於事前預估採購 數量時即予斟酌考量，以避免實際採購金額與原預估金 額差距過大。

因此，各機關同仁在預估開口契約的金額和數量時，應在公文中清楚說明原因，避免僅使用去年的數據。
若預估與實際金額差距過大，且無法提供合理解釋，可能會在稽核時被列為缺失！

開口契約就像是很多微型契約的加總，每次執行前，機關的通知單，都必須要針對該次執行內容詳加說明。
尤其是維護、修繕類、工程類的開口契約，
若契約內容需要廠商依照圖說進行施工，
機關就必須在通知單中附上圖說，並將其納入契約內容，
確保雙方對工作項目的理解一致，避免施工過程中的誤解。

當然，修繕工程的內容也不適合跨距太大，
畢竟水電、泥作、油漆、機電各有專精，
除非契約招標時已經很明確提到有各式工項，
否則不適合用「油漆的開口契約」請廠商做水電維修。

在以往的觀念，認為開口契約是「總價決標，單價訂約」。
但近來由於行政院公共工程委員會稽核缺失案例-以開口契約為例，
將勾選「總價決標」的開口契約認定為缺失：「招標文件擇定之決標方式與開口契約之意義未臻相符」。
所以，開口契約不是總價決標，也不是單純的單價決標，
而是以「單價決標(以單價乘以預估數量之和決定得標廠商」作為決標方式。

依據《採購法施行細則》第64條之1規定，當機關根據《政府採購法》第52條第1項第1款或第2款進行最低標決標，且因為履約期間的數量不確定，必須以標的物的單價來決定最低標時，應在招標文件中載明預估的需求數量。若招標標的物不只一項，且未採分項決標，則應將每項的單價乘以預估需求數量，並將結果相加，來決定最低標的得標廠商。基於此，針對開口契約，應採取「單價決標(以單價乘以預估數量之和決定得標廠商」的方式，而非總價決標或其他單價決標方式。因此，開口契約既不是總價決標，也不是單純的單價決標，而應依此規定進行單價決標，並根據單價和預估數量的總和來選擇得標廠商。

開口契約通常需要廠商 分批履約或交貨，機關會根據實際需求多次通知廠商進行供應或服務。

🌀 災害搶修案例：地方政府在颱風來襲後，會立即通知廠商將傾倒的物品扶正或移除。此類任務需要快速反應並確保質量。

部分驗收與付款：
廠商完成交貨或施工後，機關可以對該批次進行 部分驗收或分段查驗，並支付相對應的款項。

保固期間與履約保證金：
驗收後會開始計算保固期限。
若契約中有約定履約保證金，也可以按照比例退還部分款項。

減損性項目的驗收挑戰：
🧹 案例：割草或清掃工作，如果不及時驗收並留存記錄，可能會因時間流逝而影響驗收結果。例如，草會再度生長，或已清理的區域變髒，導致最後無法通過驗收。
因此，在開口契約中，部分驗收或分段查驗 是避免爭議和確保付款流程順利的關鍵。🔑

開口契約可說是多個「微型契約」的總和。當機關下單，廠商完成後，機關就可以辦理部分驗收或分段查驗後，並依照契約支付廠商款項。
但部分標案因為每次下單金額不高，或數量不多，若每次部分驗收或分段查驗後都啟動付款流程，反而會造成行政作業過於繁瑣。此時也可以在最後再一次付款。

部分驗收或分段驗收，可以「論次」、「論月」，甚至也可以「論季」
這部分牽涉到的規定較多，契約撰寫時，應詳加注意

若採分次驗收或部分驗收，可選擇：
1. 每次驗收後即開立結算驗收證明書。
2. 在契約結束時，統一開立結算驗收證明書。
3. 只能擇一，不可同時選用兩種模式。

開口契約大部分的條文都跟一般契約相類似，
但有以下幾點要加強說明：
1.詳細價目表：列明採購項目及預估數量。
2.契約上限金額：訂明預算上限，避免超支。
3.履約期限：明確規範履約期限，無論下單數量是否達到預估值，一旦期限屆滿，契約即終止。

災後復建工程設計、監造技術服務開口契約範本1121213版可以在此下載

開口契約金額上限屆滿或已到期，仍有小額需求(不到15萬元)，又沒有擴充條款的時候，可以採以下方式辦理：
若該廠商本年度未與機關簽訂過小額採購契約，則機關可先結案，再與廠商簽訂小額採購契約。

若契約期限未屆滿且金額未達上限，即使預估數量已達標，機關仍可繼續採購。例如：
1.機關預估採購 1000 個物品，每項單價 1000 元，契約上限為 1,000,000 元，但廠商以 900,000 元決標，每項單價為 900 元。
2.若採購 1000 個後，費用為 900,000 元，尚有 100,000 元餘額。此時，機關可再採購最多 111 個物品（1111 個 × 900 元 = 999,900 元），未超過契約上限 1,000,000 元。

若廠商的單價配置不合理，易形成「不平衡標」，導致機關費用預估錯誤。例如：
1.機關預計購買 3 台印表機及 5 盒墨水，原單價為印表機 9,000 元、墨水 2,000 元，總預算為 37,000 元。
2.廠商報價為印表機 8,000 元、墨水 2,600 元，總價不變為 37,000 元，但機關改為購買 2 台印表機及 10 盒墨水，則費用為 42,000 元（8,000 × 2 + 2,600 × 10）。
3.為避免此問題，建議機關在決標後調整單價，或要求廠商說明合理性。

契約有以下兩個結束條件，且以先屆者為準：
1.履約期限屆滿。
2.通知單累積金額達契約上限金額。

如果開口契約是部分驗收、分批查驗，且每做完一批就付1次款，則開口契約哪時候結束，廠商通常不會太計較。
但若開口契約是結案時一次付款，那麼何時結案就變得至關重要了。
部分沒有後續擴充的開口契約，通知單累積金額快到契約上限時，機關就不能也不會再下單採購，以免超過契約上限。
這時候若沒有提前結束契約的條款，那就只能等到契約期滿時，才能準備總驗收辦理結案。

因此，建議到總驗收才一次付款的開口契約，
要能在「金額快到上限且已經不能再下單」時，
有「提前終止契約的條款」。
否則，機關跟廠商就只能等到契約期滿，才能夠辦理結案了

開口契約不限於工程，亦適用於勞務或財物採購，如公園清潔、設備維修、藥劑採購等。

適用開口契約的常見災後重建工程如下，行政院公共工程委員會並訂有災後復建工程設計、監造技術服務開口契約範本：
水利工程Ａ１
觀光工程Ｂ１
編號道路橋樑工程Ｃ１
市區村里連絡道路橋樑工程Ｃ２
建築工程Ｄ１
下水道工程Ｅ１
共同管道工程Ｆ１
水土保持工程Ｇ１
農地重劃區農水路工程Ｈ１
養殖漁業專區農水路工程Ｈ２
其他農水路工程Ｈ３
林道工程Ｉ１
森林遊樂區設施工程Ｊ１
漁港工程Ｋ１
學校工程Ｌ１
環保工程Ｍ１
原住民部落工程(含聯絡道、環境、飲(用)水工程)Ｎ１

工程類：緊急搶修、標誌標線工程。
勞務類：公園清潔、計程車服務、技術維修。
財物類：藥品、醫療器材等。

當然有呀！
例如機關常叫某1家機車快遞，每個月各科室累積總金額約1萬元，每月叫快遞的次數可能有幾十次。
這種就很適合小額採購開口契約，由機關跟快遞業者訂契約、談月結。

因為小額採購可以批次付款，
天天買便當卻又不想要天天付款的機關，也適合小額採購開口契約。
只要一年訂一次小額採購的開口契約，
接下來就可以按月結清費用，不用天天付款。

依據《中央對各級地方政府重大天然災害救災經費處理辦法》第二條第六款：「開口契約：指在一定期間內，數量不確定並以一定金額為上限之採購，以價格決標，視實際需要隨時通知廠商履約之契約。」
行政院主計總處也訂有《各級地方政府訂定災害搶險搶修開口契約應行注意事項》，
在執行前建議多加參考。