▋內容大綱
許多室內裝修、水電行和商號,在因緣際會下開始執行政府機關小型工程,例如學校修繕。
對這些專業度高的小廠商來說,順利施工、完工,從來不是難事。
最大的難處,通常落在機關承辦人說:「工程快完工了,記得要發文來報竣」時。
好在「報竣公文」雖然是這些小型政府採購案要寫的第1件公文,但通常也是最後1件。
以下,就讓我們用「申報竣工公文」當作案例,說明如何撰寫第1份公文吧。
公文的基本結構應該包括哪些部分?
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![新手上路的第1份公文-報竣公文 3 公文稿範本_行政院_文書處理手冊](https://tender.flybooking.io/wp-content/uploads/2024/07/公文稿範本_行政院_文書處理手冊.jpg)
公文的基本結構應包括以下部分:
- 發文單位及公文屬性,通常是發文的公司名稱+函
- 發文公司的地址、聯絡人、電話、Email。有時候也會加上傳真號碼。
- 收件單位:
- 發文日期
- 發文字號
- 速別:
- 密等及解密條件或保密期限:
- 附件
- 主旨
- 說明
- 正本收文者
- 副本收文者
- 簽章用印
竣工報告公文的標題應該怎麼寫?
![新手上路的第1份公文-報竣公文 4 20240715 水電行報竣工函 沒有隨文檢送竣工報告 1 scaled](https://tender.flybooking.io/wp-content/uploads/2024/07/20240715_水電行報竣工函-沒有隨文檢送竣工報告_1-scaled.jpg)
公文的標題應該簡明扼要,但還是要包含以下元素:
- 標案名稱,「113年度招標大樓室外牆及樓梯油漆防水工程」
- 標案案號,如標案案號:11304-07-01
- 竣工日期,這是公文最重要的部分,千萬不可以漏寫了。如果是竣工當天發文,可以寫「已於X年X月X日竣工」;如果是函報預計竣工日,則可以寫「預計於X年X月X日竣工」
- 要請機關做甚麼:最常寫的文字是「敬請依約辦理驗收」
- 常見公文用語:例如「至紉公誼」、「請查照」。「至紉公誼」的白話文意思就是「謝謝你」,「請查照」的白話文意思就是「請按照所述內容進行查閱和參照」
以下是範例:
有關「113年度招標大樓室外牆及樓梯油漆防水工程」(標案案號:11304-07-01)預計於113年7月15日竣工,敬請依約辦理驗收,至紉公誼。請查照。
為什麼有些案子,除了報竣公文之外,機關還請廠商提送「竣工報告」?
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有些機關標案會有固定的竣工報告格式,以免廠商提送資料不完整,增加機關作業時間。以下是「台中市政府 工程竣工報告」的基本格式及說明:
一、承包廠商需填寫的資料(紅字部分)
1.工程名稱:具體的工程項目名稱,也就是「電子採購網」上記載的得標案件案名。
2.承包工程費:總承包費用,通常是標案的決標金額。如果有加減帳,記得要特別備註。
3.承包廠商:包括廠商名稱、負責人、地址及主任技師的簽章。
4.開工日期:工程開工日期。
5.竣工日期:工程實際竣工日期。
6.竣工期限:工程應竣工的期限。這個日期請依照契約內容,核實計算。
7.請求事項:廠商請求機關派員驗收,並付給工程款。
8.承包廠商簽章:廠商負責人的簽章。
二、承包廠商不需填寫的資料
1.設計監造建築師簽章
2.駐地監工簽章
3.主辦單位核章
4.批示
如果有竣工報告,公文格式有需要改嗎?
![新手上路的第1份公文-報竣公文 6 隨文檢送竣工報告](https://tender.flybooking.io/wp-content/uploads/2024/07/20240715_水電行報竣工函-有隨文檢送竣工報告_1-scaled.jpg)
如果機關有固定的「竣工報告」格式,則報竣公文要特別注意以下幾個事項:
- 附件檔要特別寫到:「竣工報告1份」
- 找出契約中提到「竣工報告」的條文,並將條文抄錄在公文的說明欄內
- 若監造單位還沒有蓋章,則報竣工公文要先送給監造單位,請監造單位核章。
- 監造單位會再將核章後的竣工報告,轉陳給機關。
公文中的用詞和語句有沒有特定的要求?
公文中的用詞和語句當然以正式、精簡且易於理解為主
但如果真的不太會寫文言文,也可以用白話文寫,例如「XXX工程已經在X年X月X日完工了」。只要能表情達意即可。
當然,若能參考政府標案急診室提供的範本來改,則更可以彰顯廠商的能力,讓機關放心託付下一案。
公文應該提交給哪個部門或單位?
若有監造單位的案件,通常公文應該先提送給監造單位。但某些較小型或較特殊的案件,由機關自辦監造;這時候報竣公文,就應該直接提送給機關。
提交公文的流程是什麼?是否需要同時電子傳送和列印紙本?
公文可以用紙本或電子方式傳送。
一、紙本:到郵局郵寄公文,記得要當天郵寄
二、電子方式傳送:用Email或傳真傳送到機關指定的Email帳號或傳真號碼。
在Email或傳真之後,廠商應用電話跟機關確認是否收到。
依照「機關公文傳真作業辦法」,傳真過去的公文就不用再紙本寄送了
只有工程採購案需要申報竣工嗎?
竣工的意思是指工程完工,所以原則上只有工程採購會有「工程報竣」的程序。
但有初驗程序的財物或勞務採購,也可以比照以上方式辦理。
但此時的公文就不是「申報竣工」,而是「申報完成」、「申報結案」。具體的用詞,應當參考財物、勞務採購契約。
竣工報告的提交期限(Deadline)是什麼時候?如果逾期提交竣工報告,會怎樣?
廠商應於工程預定竣工日前或竣工當日,將竣工日期書面通知監造單位及機關。只要晚過提交期限,就會被判定為逾期。如果逾期,會被處以逾期違約金。所以廠商一定要在竣工前、至遲於竣工當日提送竣工報告或報竣公文,千萬不能輕忽!
請問可否提供公文範本?
政府標案急診室提供以下公文範本:
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