新手上路的第1份公文-報竣公文

許多室內裝修、水電行和商號，在因緣際會下開始執行政府機關小型工程，例如學校修繕。
對這些專業度高的小廠商來說，順利施工、完工，從來不是難事。
最大的難處，通常落在機關承辦人說：「工程快完工了，記得要發文來報竣」時。

好在「報竣公文」雖然是這些小型政府採購案要寫的第1件公文，但通常也是最後1件。
以下，就讓我們用「申報竣工公文」當作案例，說明如何撰寫第1份公文吧。

公文的基本結構應該包括哪些部分？

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公文的基本結構應包括以下部分：

1. 發文單位及公文屬性，通常是發文的公司名稱+函
2. 發文公司的地址、聯絡人、電話、Email。有時候也會加上傳真號碼。
3. 收件單位：
4. 發文日期
5. 發文字號
6. 速別：
7. 密等及解密條件或保密期限：
8. 附件
9. 主旨
10. 說明
11. 正本收文者
12. 副本收文者
13. 簽章用印

竣工報告公文的標題應該怎麼寫？

公文的標題應該簡明扼要，但還是要包含以下元素：

1. 標案名稱，「113年度招標大樓室外牆及樓梯油漆防水工程」
2. 標案案號，如標案案號：11304-07-01
3. 竣工日期，這是公文最重要的部分，千萬不可以漏寫了。如果是竣工當天發文，可以寫「已於X年X月X日竣工」；如果是函報預計竣工日，則可以寫「預計於X年X月X日竣工」
4. 要請機關做甚麼：最常寫的文字是「敬請依約辦理驗收」
5. 常見公文用語：例如「至紉公誼」、「請查照」。「至紉公誼」的白話文意思就是「謝謝你」，「請查照」的白話文意思就是「請按照所述內容進行查閱和參照」

以下是範例：

有關「113年度招標大樓室外牆及樓梯油漆防水工程」(標案案號：11304-07-01)預計於113年7月15日竣工，敬請依約辦理驗收，至紉公誼。請查照。

為什麼有些案子，除了報竣公文之外，機關還請廠商提送「竣工報告」？

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有些機關標案會有固定的竣工報告格式，以免廠商提送資料不完整，增加機關作業時間。以下是「台中市政府 工程竣工報告」的基本格式及說明：

一、承包廠商需填寫的資料(紅字部分)

1.工程名稱：具體的工程項目名稱，也就是「電子採購網」上記載的得標案件案名。
2.承包工程費：總承包費用，通常是標案的決標金額。如果有加減帳，記得要特別備註。
3.承包廠商：包括廠商名稱、負責人、地址及主任技師的簽章。
4.開工日期：工程開工日期。
5.竣工日期：工程實際竣工日期。
6.竣工期限：工程應竣工的期限。這個日期請依照契約內容，核實計算。
7.請求事項：廠商請求機關派員驗收，並付給工程款。
8.承包廠商簽章：廠商負責人的簽章。

二、承包廠商不需填寫的資料

1.設計監造建築師簽章
2.駐地監工簽章
3.主辦單位核章
4.批示

如果有竣工報告，公文格式有需要改嗎？

20240715_水電行報竣工函 (有隨文檢送竣工報告)

如果機關有固定的「竣工報告」格式，則報竣公文要特別注意以下幾個事項：

1. 附件檔要特別寫到：「竣工報告1份」
2. 找出契約中提到「竣工報告」的條文，並將條文抄錄在公文的說明欄內
3. 若監造單位還沒有蓋章，則報竣工公文要先送給監造單位，請監造單位核章。
4. 監造單位會再將核章後的竣工報告，轉陳給機關。

公文中的用詞和語句有沒有特定的要求？

公文中的用詞和語句當然以正式、精簡且易於理解為主

但如果真的不太會寫文言文，也可以用白話文寫，例如「XXX工程已經在X年X月X日完工了」。只要能表情達意即可。

當然，若能參考政府標案急診室提供的範本來改，則更可以彰顯廠商的能力，讓機關放心託付下一案。

公文應該提交給哪個部門或單位？

若有監造單位的案件，通常公文應該先提送給監造單位。但某些較小型或較特殊的案件，由機關自辦監造；這時候報竣公文，就應該直接提送給機關。

提交公文的流程是什麼？是否需要同時電子傳送和列印紙本？

公文可以用紙本或電子方式傳送。

一、紙本：到郵局郵寄公文，記得要當天郵寄

二、電子方式傳送：用Email或傳真傳送到機關指定的Email帳號或傳真號碼。
在Email或傳真之後，廠商應用電話跟機關確認是否收到。
依照「機關公文傳真作業辦法」，傳真過去的公文就不用再紙本寄送了

只有工程採購案需要申報竣工嗎？

竣工的意思是指工程完工，所以原則上只有工程採購會有「工程報竣」的程序。

但有初驗程序的財物或勞務採購，也可以比照以上方式辦理。

但此時的公文就不是「申報竣工」，而是「申報完成」、「申報結案」。具體的用詞，應當參考財物、勞務採購契約。

竣工報告的提交期限(Deadline)是什麼時候？如果逾期提交竣工報告，會怎樣？

廠商應於工程預定竣工日前或竣工當日，將竣工日期書面通知監造單位及機關。只要晚過提交期限，就會被判定為逾期。如果逾期，會被處以逾期違約金。所以廠商一定要在竣工前、至遲於竣工當日提送竣工報告或報竣公文，千萬不能輕忽！

請問可否提供公文範本？

政府標案急診室提供以下公文範本：

1.報竣公文(沒有隨著公文檢附竣工報告)

2.報竣公文(隨函檢附竣工報告)

3.竣工報告(台中市政府版本)

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